Lo que debe saber al enviar correspondencia comercial en inglés
El correo electrónico es una herramienta que utilizamos con frecuencia en nuestra vida diaria. Enviamos muchos correos electrónicos para comunicarnos tanto en nuestra vida privada como profesional. Cuando enviamos correos electrónicos a nuestros amigos y familiares, optamos por mensajes más concisos, prácticos e informales, pero la situación es bien diferente en la correspondencia comercial. El lenguaje y el estilo usados, las reglas de cortesía, la correcta declaración de intenciones y el orden juegan un papel importante para evitar posibles malentendidos.
Si bien todo el mundo sabe lo importante que es la buena gramática y la atención a los detalles al enviar correos electrónicos, esta importancia aumenta aún más cuando se trata de un idioma extranjero. Porque se prefiere el inglés como idioma común en casi todas las empresas internacionales y toda la correspondencia se realiza en este idioma. Por esta razón, no debe ignorar ciertas reglas sobre el envío de correspondencia comercial en inglés, y ciertamente debe aprender algunos estándares.
“Vamos a enviar un correo electrónico de nuevo, ¿cuál es la diferencia cuando está en inglés?” ¡No digas eso! Porque un email que envíes puede tener un impacto muy alto en el prestigio de tu empresa y en el rumbo de tu carrera.
¡Presta atención a ellos cuando envíes un correo electrónico!
Hay ciertas reglas de correspondencia para mostrar la importancia necesaria de lo que escribe, para tomar sus mensajes en serio y, lo más importante, para transmitir lo que quiere decir correctamente a la otra parte. Puedes dominar el inglés en un lenguaje coloquial; Pero también hay diferencias entre el lenguaje hablado y el lenguaje escrito.
Por ejemplo, al enviar un mensaje a un alto directivo, debe prestar más atención a ciertos puntos, como la dirección que utiliza y la forma en que finaliza el texto, y debe evitar las abreviaturas o el lenguaje vulgar. Cuando piense que cada correo electrónico que envíe lo representará a usted, su carácter y su posición, será útil examinar los puntos sobre los que debe tener cuidado.
¡Evite las oraciones invertidas y agramaticales!
¡Esta es una de las reglas más importantes en los correos electrónicos comerciales en inglés!
Las frases inversas cuyo asunto o objeto no es claro, o si la persona a la que se dirigen no es clara, ¡no deberían tener cabida en sus correos electrónicos! En definitiva, los posts escritos con prisas no son apreciados, al contrario, serán menospreciados en el mundo empresarial. Así que asegúrate de seguir las reglas gramaticales.
¡Sé claro y preciso!
Nadie quiere luchar con oraciones complejas que se desvían de su propósito y explican el tema en detalle. En particular, los tipos de mensajes que sueñan mucho y se salen del punto principal siempre quedan relegados a un segundo plano entre la apretada agenda de trabajo y, a menudo, hacen que evitemos leer. En resumen, hay que tener cuidado de no equivocarse. Es decir, al realizar sus pedidos, recuerde el asunto del mensaje y el motivo por el cual está escrito. ¡Sé claro y preciso!
Por ejemplo:
“We can supply the material requirements by making the necessary orders as a result of preparing the material requirement list that you are responsible for preparing.”
(“Podemos proporcionar los requisitos de materiales al realizar los pedidos necesarios como resultado de la preparación de la lista de requisitos de materiales que usted es responsable de preparar”).
en lugar de la frase:
“If you can prepare and send the material requirement list as soon as possible, we can supply your needs.”
(“Si puede preparar y enviar la lista de requisitos de materiales lo más rápido posible, podemos cumplir con sus requisitos”).
¿Cuál es mejor? Tu puedes decir.
¡Utilice un lenguaje formal y cortés!
Use un lenguaje formal pero cortés a lo largo de su publicación de principio a fin. No olvides saludar a la entrada y dar las gracias al final.
Por ejemplo:
En lugar de “Hi” o “Hello”, use “Dear Mr./Ms.” para frases introductorias.
En cuanto al cierre, termina con un “Best Regards” en lugar de “Thanks” o “Have a nice day”.
No uses “¿Can you…?” en su lugar, prefiera “¿Could you kindly…?” al realizar pedidos o solicitudes.
¡Presta atención a las palabras y frases!
Los patrones de oraciones, que también pueden describirse como errores conocidos, pueden ponerlo en una situación difícil en algunos casos. Una frase usada por todos puede contener errores ortográficos. Antes de enviar sus mensajes, debe asegurarse de haber elegido los valores predeterminados correctos realizando las comprobaciones finales. Además, algunas palabras pueden tener una ortografía similar pero un significado diferente. Será útil prestar atención a estas reglas ortográficas.
Por ejemplo:
Aunque “it’s” que significa “it is” es una abreviatura súper recurrente y posible de usar en un correo electrónico, si no se apega a los detalles, se puede confundir con el pronombre “its” y que significa “su”, cambiando totalmente el significado del mensaje.
“Advice” es un sustantivo que se usa para indicar un consejo, mientras que “Advise” es un verbo que se usa para dar un consejo.
¿Cómo escribir correspondencia comercial en inglés?
En general, una vez que haya aprendido los puntos a los que debe prestar atención al escribir correspondencia comercial, puede obtener una gran comodidad al aprender los patrones preferidos en la correspondencia comercial.
Direcciones en la correspondencia en inglés
La primera parte de su correo electrónico es la introducción. Debe introducir una dirección adecuada. Dirígete a la otra persona, teniendo en cuenta su género y ubicación. Puede comenzar con “Dear” y usar el nombre, el nombre y el apellido o solo el apellido, o puede elegir las palabras Mr. / Ms.
| Dear Mr. Smith, | Estimado Sr. Smith, |
| Dear Sir/Madam, | Estimado Sr. / Sra. |
| Dear Miss Dawson, | Estimada Sra. Dawson |
| Dear Mrs. Clarke, | Estimada Señorita Clarke |
| Dear Ms. Black, | Estimada Sra. Black, |
| Dear John, | Estimado John, |
| Dear Bill White, | Estimado Bill White, |
| Dear Jane, | Estimada Jane, |
| To whom it may concern, | A quien le interese, |
El motivo de la correspondencia.
Después de la dirección, puede hablar sobre el motivo del envío de su correo electrónico.
| I am writing to tell you about… | Te escribo para contarte sobre… |
| I am writing to you regarding… | Le escribo para obtener la siguiente información… |
| I am writing to inquire/enquire about… | Escribo para informarme sobre… |
| I am writing to you about… | Escribo sobre esto… |
| I am writing in connection with… | Escribo sobre/para… |
| I am writing to you on behalf of… | Le escribo en nombre de… |
Solicitudes, información y confirmación en correspondencia en inglés
Después de indicar el motivo de su publicación, viene la parte más larga que puede pensar como la sección de desarrollo. En esta sección, puede hablar sobre sus solicitudes, la información que debe proporcionar y las aprobaciones que debe otorgar.
| Would/Could you please send me… | Me podría enviar… |
| It is our intention to… | Es nuestra intención… |
| We would be very grateful if you could send us this information. | Estaríamos muy agradecidos si pudiera enviarnos esta información. |
| We carefully considered your proposal and… | Revisamos cuidadosamente su oferta y… |
| I would like to inform you about… | Quiero informarte sobre… |
| I would just like to confirm the main points we discussed. | Escribo para confirmar los puntos principales que discutimos. |
| Your request for … has been approved. | Su solicitud sobre/para… ha sido aprobada. |
| We are happy/sorry to inform you that… | Nos complace / entristece informar que… |
| I am writing to let you know that… | Le escribo para informarle que… |
| I am writing to confirm… | Escribo para confirmar… |
| Would you please send me … at the address below? | ¿Podría por favor enviar… a la siguiente dirección? |
| I read/heard … and would like to know… | He leído/escuchado… y me gustaría saber… |
| I am writing in regard to… | Le escribo con referencia a…. |
| I hope you have had a chance to look over the materials we sent. | Espero que haya tenido la oportunidad de revisar los materiales que le enviamos. |
| Please review the enclosed catalog. | Por favor, consulte el catálogo adjunto. |
Cerrar una correspondencia en inglés
Puede elegir oraciones finales para terminar su mensaje.
| If you require assistance, please contact me. | Si necesita ayuda, por favor póngase en contacto conmigo. |
| If you need more help, please feel free to contact me. | No dude en ponerse en contacto conmigo si necesita más ayuda. |
| If you have further questions… | Si tienes más preguntas… |
| For further information… | Para más información… |
| If you require more information… | Si quieres más información… |
| Please contact me… | Por favor póngase en contacto conmigo… |
| Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. | Si tiene más preguntas, no dude en ponerse en contacto conmigo. |
| Hope the above helps, but email again if you’re still having any difficulties. | Espero que lo anterior sea suficiente, pero si aún tiene dificultades, envíeme un correo electrónico. |
| If you require any further information, feel free to contact me. | No dude en ponerse en contacto conmigo si necesita más información. |
| I look forward to hearing from you. | Espero escuchar de usted. |
Saludos y gracias en correspondencia en ingles.
Después de que termine de escribir, puede transmitir sus saludos y agradecimientos con su oración de cierre.
| Regards, | Saludos, |
| Best Regards, | Mejores saludos |
| Yours faithfully, | Graciosamente, |
| Yours sincerely, | Atentamente, |
| Respectfully yours, | Sinceramente tuyo…, |
| Thank You, | Gracias, |
| Yours, | Tuyo/Tuya, |
| Thanks you for the assistance. | Gracias por tu ayuda. |
| Thanks in advance. | Gracias de antemano. |
| Thank you for your help in this matter. | Gracias por tu ayuda en este asunto. |
| Thank you for your interest. | Gracias por su atención. |
¿Quieres ganar confianza al enviar correspondencia en ingles?
Por supuesto, puedes enviar un correo electrónico comercial en inglés aprovechando todos estos consejos. Sin embargo, si no puede usar este lenguaje activamente, seguramente cometerá errores, sin importar cuán cuidadoso sea. Si desea tener confianza e ir un paso más allá al enviar correos electrónicos comerciales, debe esforzarse un poco más.
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